Gestione degli archivi cartacei

One Sud è in grado di offrire presso il proprio Centro Servizi Documentali di Lamezia Terme tutti i servizi necessari per una corretta ed efficiente gestione degli archivi documentali affidati da Aziende Pubbliche e Private.

L'infrastruttura logistica e gli impianti installati presso il Centro garantiscono i più elevati standard di sicurezza logica e fisica dei documenti che vengono pertanto conservati nel pieno rispetto di tutte le normative di riferimento in termini di privacy e di mantenimento nel tempo della integrità degli archivi.

I servizi di classificazione, codifica, gestione, consultazione, riproduzione e movimentazione dei documenti (servizi di records management) vengono assicurati dal personale specialistico che opera nel Centro e sono supportati da un sistema informatico che consente la gestione di tutto il ciclo di vita del documento cartaceo, dalla presa in carico alla gestione di tutte le richieste di movimentazione.

Informatizzazione dei documenti

Un'efficace azione di informatizzazione dei documenti cartacei richiede una serie di processi di lavorazione, processi che One Sud ha affinato nel corso degli ultimi 10 anni per poter offrire ai propri clienti servizi tarati sulle specifiche esigenze e finalizzati alla massima valorizzazione del documento sia per una più efficiente consultazione in rete, sia per recuperare e rendere disponibili ai sistemi aziendali le informazioni ed i dati in essi presenti.

Le soluzioni offerte comprendono l'acquisizione in formato digitale del documento (fogli separati, raccolte rilegate, disegni tecnici di differenti formati), la classificazione delle diverse tipologie di documenti, l'acquisizione dei codici per la ricerca, il recupero di informazioni presenti nel documento ed il popolamento di banche dati.

Inoltre attraverso l'infrastruttura tecnologica e di rete ed i sistemi di storage installati, One Sud è in grado di offrire servizi di gestione in outsourcing degli archivi digitali, di hosting applicativo e di disaster recovery.

Consulenza

La consulenza legata ai processi e ed ai servizi per la produzione, la consultazione, l'informatizzazione e l'archiviazione dei documenti rappresentano per One Sud un valore aggiunto estremamente significativo della propria offerta.

La necessità di rendere disponibili servizi professionali per la attività di consulenza specialistica deriva dalla complessità della materia che ha implicazioni giuridiche legate alla tenuta degli archivi, richiede competenze tecnologiche, comporta l'analisi e la revisione dei processi di produzione e gestione dei documenti, deve confrontarsi con le continue innovazioni prodotte dal legislatore in materia (es. protocollo informatico, firma digitale, pec, fattura digitale, conservazione sostitutiva) per poterle introdurre in maniera graduale nell'organizzazione aziendale.

La tipologia degli interventi proposti è in ogni caso pienamente modulare e consente di indirizzare le diverse tematiche di interesse in funzione, ad esempio, delle risorse e/o dei tempi disponibili, di eventuali criticità già individuate (es. legate alle problematiche di archivio e/o di sistemi e procedure informatiche) o di esigenze di adeguamenti normativi, mantenendo costantemente una visione unitaria e coerente delle soluzioni adottate e/o da adottare.